Secrétaire administratif/ve

Diplôme préparé :

Bac pro AGORA (Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités) ou équivalent

Localisation de l’offre :

Service d’incendie et de secours du Bas-Rhin à Wolfisheim

Contexte du poste :

Les services de la direction assistent le président du conseil d’administration à la définition des orientations stratégiques du SIS 67, organisent et mettent en œuvre la politique départementale du SIS 67 et définissent le budget. Le secrétariat de direction, composé d’un agent administratif et d’un(e) apprenti(e), assiste le président et le vice-président du conseil d’administration du SIS 67, ainsi que le directeur départemental et le directeur départemental adjoint du SIS 67.

L’apprenti(e) participe également aux missions du service administration générale qui assure l’organisation des assemblées délibérantes, de l’accueil du public et gère le courrier entrant.

Missions :

• - Participation à la gestion de l’agenda des instances du bureau et du conseil d’administration et à l’établissement des ordres du jour ;
• - Participation à l’organisation matérielle des instances (suivi des présences, intendance…) ;
• - Mise en forme des documents (rapports, courriers, procès-verbaux…) ;
• - Mise à jour du recueil des actes administratifs ;
• - Reprographie de divers documents ;
• - Assurer l’accueil physique et téléphonique du public au standard ;
• - Gestion des annuaires / base de données des coordonnées des partenaires administratifs et institutionnels ;
• - Gestion des courriers entrants (tri, enregistrement) et sortants (mise sous pli, affranchissement) ;
• - Gestion documentaire (magazines, journaux, gestion des abonnements) ;
• - Commande et gestion des stocks (fournitures de bureau, boissons et autres denrées alimentaires).

Profil :

• - Maîtrise de la bureautique (Word, Excel, Outlook…) ;
• - Sens de l’accueil, de l’écoute et de la discrétion ;
• - Communication aisée avec le public ;
• - Réactivité, autonomie et être force de proposition ;
• - Sens de l’organisation ;
• - Savoir rendre compte ;
• - Sens de l’entraide et aptitude au travail en équipe.

Avantages proposés :

• - Tickets restaurant ;
• - Remboursement à hauteur de 75 % des frais d’abonnement aux transports en commun ;
• - Participation à la protection sociale complémentaire (labellisée) ;
• - Prestations CNAS.

Positionnement hiérarchique :

L’apprenti(e) est placé(e) sous l’autorité de la secrétaire de direction (maître d’apprentissage) au sein des services de la direction.

Cadre statutaire :

Contrat d'apprentissage (Pas de contrat de professionnalisation)